Les mentions obligatoires du tampon de société
 jeudi 05 mai 2022   Stephane  14283 vues

(mise à jour 2022 de l'article d'avril 2017)

Cet article traite d'un sujet spécifique à la France. Consultez la législation de votre pays afin d'en adapter le contenu.

Si vous êtes pressé et n'avez pas le temps de lire tout l'article, pour résumer, le tampon doit comporter la dénomination sociale de l'entreprise, le statut juridique, le montant du capital social, le numéro de SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire, et bien entendu, l'adresse postale de l'établissement qui utilise le tampon. La création d'un tampon peut être effectuée en ligne chez une boutique proposant ces produits comme ce présent site internet Tampon-encreur.biz ou chez un commerçant local. Généralement, ceux qui réalisent de la gravure proposent des tampons encreurs.

Ce résumé concernait les sociétés commerciales et non pas les auto entrepreneurs ou entreprises en nom propre qui devront fouiller un peu plus loin pour obtenir les réponses à leurs questions :-)

Rappel : à quoi sert le tampon ou "cachet d'entreprise"

Le tampon d'entreprise, globalement comporte les coordonnées de celles-ci. Commercialement parlant, un client ou un fournisseur doit être en mesure de vérifier la santé d'une société à partir des documents qu'elle fournit (plaquettes, factures, devis...). C'est en substance l'article R123-237 du Code du Commerce, conforté par l'article  L238-3 dans le cas d'une mise en astreinte à produire de tels documents conformes.

Apposer un tampon sur un document de l'entreprise revient soit à donner des informations complémentaires sur l'identité de l'entreprise soit à montrer une sorte de professionnalisme car un tampon fait "sérieux". Cependant, on conçoit facilement que le tampon ne puisse être apparenté à une signature. C'est à dire qu'un tampon ne peut valider seul un document. De la même manière, un document rédigé sur papier à entête ne vaudra rien si une personne physique ne l'a pas signé. Ces deux exemples sont comparables car que ce soit le tampon ou le document rédigé sur papier à en-tête, les coordonnées de l'entreprise, et même son numéro d'identification seront donc présents sur le document final. Et pourtant, on attend instiinctivement un signature d'une personne habilitée pour valider un document officiel.

Et en fait, aussi étonnant que cele puisse paraitre, la notion de "tampon" n'apparait pas dans la loi Française, hormis, bien entendu, lorsqu'il s'agit de la Marianne, c'est-à-dire du cachet officiel de la République. D'ailleurs les sceaux de la république avec sa figure de la Liberté la "Marianne" font l'objet de beaucoup de procès pour utilisation frauduleuse du sceau de la république. Nous en parlerons ci-dessous.

Le cachet d’entreprise est-il obligatoire ?

Pourquoi ne l'est-il pas ?

De ce fait, il n'y a - officiellement - aucune mention obligatoire d'avoir un cachet d'entreprise et donc par conséquence pas d'obligation de posséder un tampon d'entreprise.

Mais cela est légèrement plus complexe que cette dernière phrase. En effet conformément à l'article de loi évoqué ci-dessus, lorsque le tampon est le seul moyen pour l'entreprise d'indiquer les mentions légales sur ses documents commerciaux, alors le tampon doit nécessairement comporter ces fameuses mentions obligatoires, d'où le titre de cet article. Rappelons qu'à la base, une société ou toute entité souhaitant avoir une activité commerciale doit déjà disposer d'un statut juridique.

Ensuite, là où usurper une signature est relativement compliqué si l'on souhaite faire les choses bien, la création d'un tampon encreur aux coordonnées de la société ne pose aucun problème particulier. Aucune pièce justificative n'est demandée, puisqu'un fabricant de tampon est en fait une sorte d'imprimerie qui imprime du caoutchouc. Le donneur d'ordre est donc responsable des informations qu'il demande de graver.

Il serait donc compliqué de décider que le tampon a une valeur légale et d'imposer des vérifications drastiques de la part des fabricants de tampons, qui ne sont pas des officiers assermentés. Ainsi, si le tampon devenait une pièce d'identité de l'entreprise, il faudrait déléguer à Tampon-encreur.biz par exemple, le droit de vérifier à la loupe l'identité du demandeur, ce qui, légalement, poserait quelques problèmes.

De ce fait, l'état ne peut exiger de chaque société qu'elle possède un tampon encreur d'entreprise.

Quand le cachet a-t-il de valeur ?

A contrario, si le tampon encreur sert à marquer des feuillets vierges pour les transformer en facture ou bons de commande, c'est tout naturellement le tampon qui devra contenir les mentions officielles obligatoires. On peut alors se référer aux articles du code du Commerce sus-mentionnés pour indiquer les mentions légales obligatoires à faire figurer sur un tampon. Le cachet recouvre alors une valeur légale, si  lorsqu’apposé sur le document officiel, il est couplé à la signature d’un employé de la société, habilité à signer le document considéré.

Bilan des mentions obligatoires sur le tampon utilisé sur les documents de l'entreprise

Pour toute personne physique ou morale immatriculée en France, l'article R123-237 du Code du Commerce indique que sur factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires ainsi que sur toutes correspondances et tous récépissés doivent figurer les mentions légales suivantes :

• le numéro unique d'identification (RCS)
• la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe du tribunal de commerce concerné
• le lieu du siège social
• le cas échéant, son état de liquidation (tampon à refaire en conséquence à ce moment là)
• le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire
• dans le cas des sociétés dont le siège est à l'étranger, le numéro d'immatriculation dans l'Etat où elle a son siège
• la forme juridique de la société et le montant du capital social
• le numéro de TVA intracommunautaire pour faciliter le travail des tiers financiers le jour où on en a besoin

Les cas particuliers des sociétés avec:

• contrat d'appui au projet d'entreprise
• société ayant constitué un patrimoine affecté en application de l'article L. 526-6

ne sont pas gérés ici et celles-ci devront consulter les articles de loi avec plus d'attention.

Rappelons que le défaut d'information légale sur l'entreprise sur un document émis par celle-ci est passible d'une amende de 4ème classe.

Maintenant que le cadre légal est placé, nous allons décliner pour vous les différentes situations possibles et vous proposer une mise en page de cachet d'entreprise en conséquence.

Mentions obligatoires du tampon encreur de société commerciale

C'est le cas décrit dans le paragraphe précédent. Pour les sociétés qui sont inscrites au RCS et sont donc des personnes morales, alors, si celles-ci n'ont pas des particularités liées à leur statut (merci à la complexité administrative Française) alors le tampon comportera les mentions suivantes :

Raison sociale, adresse postale, numéro de téléphone / fax, RCS, numéro de TVA.

et ressemblera à la simulation suivante :

En cliquant ici, vous serez redirigé sur le tampon d'entreprise printer 50, dont la taille classique de 69x30mm convient à toutes les sociétés commerciales et qui sera préconfiguré avec les champs correspondants aux mentions obligatoires. Vous n'aurez plus qu'à remplir à vos valeurs si vous souhaitez le commander.

Nous avons rajouté sur ce modèle l'adresse email de l'entreprise ainsi que le site internet, mais en aucun cas cela n'est une obligation et vous pourrez supprimer ces lignes

Mentions obligatoires du tampon SARL

C'est exactement le même que ci-dessus, avec un champ pré rempli indiquant la forme juridique de l'entreprise. Ainsi on peut par exemple obtenir ce type de tampon :

Mentions obligatoires du tampon encreur de l'artisan

Génralement un artisan est en nom propre, il faudra alors rajouter son nom tel qu'enregistré à la chambre de l'artisanat car le nom commercial de l'entité ne correspond comme son nom l'indique qu'à un nom commercial. Que le statut soit entrepreneuriale ou société, il faudra pour certaines professions rajouter le numéro de police de responsabilité civile.

On obtient par exemple pour un artisan soumis à présentation d'attestation RC et non soumis à la TVA :

Le tampon type peut être trouvé en cliquant ici.

Mentions obligatoires du tampon auto entrepreneur

La dispense de TVA est à indiquer sur ce tampon et si vous cliquez sur ce lien vous serez redirigé sur un modèle de tampon prêt à configurer pour l'auto entrepreneur.

Notre modèle de tampon pour auto entreprise est disponible ici, et est déjà configuré avec les mentions obligatoires. Le créateur d’une auto-entreprise qui se sert d’un tampon peut aussi y ajouter son code NAF ou code APE SCI, mais cela n’est pas obligatoire.

Mentions propres aux sociétés dont le siège est à l’étranger

Il faut rajouter ici le numéro d’immatriculation dans l’Etat où se trouve son siège le cas échéant, ce qui est fait sur le modèle suivant.

Un cachet d'entreprise pré configuré sur un tampon 69x30mm est disponible ici.

Mentions en cas de location-gérance ou de mandataire-gérant

Lorsqu’une société est gérée dans le cadre d’une location-gérance, il faut mentionner « location-gérance ». De la même façon, lorsqu’à la tête de la société se trouve un gérant-mandataire afin que les clients soient informés.

Mentions en cas de contrat d’appui

Si votre société bénéficie d’un contrat d’appui au projet d’entreprise, vogtre tampon doit mentionner la dénomination sociale de la société d’appui ainsi que le lieu du siège social et le numéro unique d’identification. Ainsi votre tampon ressemblera à :

Mentions légales du tampon encreur d'un médecin

Nous voici désormais rentré dans l'univers formidablement compliqué des tampons pour professions de la santé !

Commençons par rappeler qu'un professionnel de santé en France, se voit attribué un numéro RPPS (répertoire partagé des professionnels de santé), qui constitue en quelque sorte l'identifant personnel du médecin ou de l'infirmier, grâce auquel on peut retrouver l'identité de la personne via le conseil de l'ordre.

Ce numéro doit figurer sur toutes les prescriptions médicales et feuilles de soins, quelque soit le statut juridique du médecin (traivailleur indépendant ou médecin salarié en établissement de santé).

De ce fait, de la même manière qu'un tampon d'entreprise doit comporter certains mentions obligatoires lorsqu'il est utilisé sur un facturier, le tampon encreur de bureau d'un médecin devra comporter certaines mentions comme ce fameux RPPS, à moins d'avoir l'ensemble des courriers afférents à son activité déjà marqué.

Mentions légales du tampon encreur d'un infirmier

Continuons sur les professions médicales avec les infirmiers et infirmières. Là encore, on distingue les travailleurs indépendants dits "infirmiers libéraux" des travailles salariés en CHU par exemple.

C'est le numéro AM délivré par l'assurance maladie qui sera remplacé par le numéro FINESS de l'établissement de santé dans le cas d'une infirmière salariée.

On peut donc envisager les 2 modèles de tampon ci-après :

Exemple de tampon infirmière libérale	Exemple de tampon infirmière salariée

Outre le numéro AM / FINESS, c'est le rajout du nom de l'établissement qui compte pour signifier la localisation professionnelle de l'infirmier. On place alors l'adresse sur 1 ligne pour plus de lisibilité sur un tampon 6 lignes. L'image à l'échelle 1:1 correspond à un tampon classique de bureau type printer 40 de 6cm de large.

Pour l'infirmière libérale, on peut envisager l'utilisation d'un tampon de poche. Récemment Colop a introduit un tampon de poche de même taille que ce tampon de bureau, le Colop Pocket Stamp 40 plus. Si vous préférez opter pour un tampon avec la protection antimicrobienne, alors il vous faudra commander un Pocket 20 microban dont la surface de 34x18mm nécessitera de ne garder que des informations encore plus essentielles.

Remarque : il n'est pas conseillé de reproduire en tampon les code barres AM et FINESS pour remplacer les étiquettes, car ce type de code barres est beaucoup moins résilient q'un QR code lorsqu'il est transcrit en tampon. Vous devez continuer à utiliser des étiquettes avec vos code barres d'identifcation pour apposer sur les ordonnanciers votre identification.

Tampons des professionnels de santé avec numéro ADELI

Nous n'aborderons pas ici le cas des numéros ADELI puisqu'ils vont être réintégrés dans le répertoire RPPS.

Cas des tampons à usage interne : quelles mentions sont nécessaires ?

Un tampon utilisé en interne, n'a bien entendu aucune mention obligatoire tant qu'aucun document où il esgt apposé ne sort de l'entreprise. Le cas particulier est celui des tampons de réception. En effet, les transporteurs, surtout les messageries, réclament souvent un coup de tampon en plus de la signature du réceptionnaire. Cela permet de rassurer que c'est bien la société qui a réceptionné le colis, et non pas une personne lambda qui trainait devant le quai de déchargement et qui, par conséquent, n'aurait pas de tampon.

Cependant sur ce type de tampon, à part le nom de la société, rien d'officiel est à faire figurer sur un tel tampon.

Au delà des mentions obligatoires ... les renseignements commerciaux du tampon (cachet) d’entreprise

Conseil 1 : faites figurer le pays "France" sur votre tampon. En effet, nous avons eu souvent le cas en interne où le seul tampon disponible au moment où on ferme un courrier était un tampon avec uniquement le code postal et la ville... pas de bol... le courrier était destiné à l'étranger... quoi de plus frustrant d'avoir utilisé un tampon et devoir compléter avec un stylo...

Conseil 2 : Le code NAF n'est pas forcément obligatoire au sens du code du commerce, mais nous l'avons inclus dans nos modèles et vous conseillons de le faire figurer.

Pour encore plus d'exemples, vous pouvez vous rendre sur notre page de tampons d'entreprise pré configurés, mais rendez vous dans la dernière section qui concerne les modèles de tampon avec les mentions obligatoires, les premiers exemples de tampon ne présentant pas forcément toutes les mentions obligatoires sur chaque exemple.

Cliquez ici pour aller sur la page listant tous ces tampons prêts à être configurés